Il settore immobiliare è uno degli ambiti in cui vengono maggiormente trattati dati e informazioni personali con tutto quello che ne consegue. Il tema, talvolta poco sentito dall’agente immobiliare, è invece di centrale importanza per una gestione trasparente ed efficace del business.

Online si trovano diversi articoli sul tema, come lo “spiegone” pubblicato su Idealista, che affronta in modo capillare l’argomento. Tra i vari contenuti che abbiamo letto e analizzato, non abbiamo trovato consigli pratici, immediati alle domande più frequenti che potrebbe porsi un’agenzia immobiliare.

Così abbiamo chiesto al nostro partner 4ProgettoSicurezza di aiutarci a rispondere ai principali quesiti in merito a privacy e GDPR nell’ambito immobiliare.

GDPR e Privacy per Agenzie immobiliari: le domande frequenti

Domanda 1 – Trattamento dei dati e Ruoli in Agenzia

Titolare del Trattamento, Responsabile del Trattamento, gli Autorizzati: all’interno dell’Agenzia Immobiliare chi sono queste figure e cosa devono fare per acquisire correttamente i dati e per quali scopi possono utilizzarli?

Risposta

  • Titolare del trattamento: Agenzia Immobiliare
  • Responsabile del trattamento: Il Legale Rappresentante dell’Agenzia
  • Gli Autorizzati: i dipendenti e/o collaboratori dell’Agenzia Immobiliare

Per raccogliere i dati è necessario consegnare l’informativa art. 13 GDPR e, ove necessario, richiedere il consenso (ad esempio per finalità di marketing).
I dati possono essere utilizzati solo per la specifica finalità richiesta, per ulteriori finalità è necessario richiedere il consenso all’interessato.

Domanda 2 – Immagini e Foto sui Portali

Un agente immobiliare quali consensi/documenti deve avere per pubblicare le foto di un immobile che ha da vendere sui portali tipo immobiliare.it, casa.it …?

Risposta

Poiché l’immobile è di proprietà privata e potenzialmente è riconducibile alla persona, è necessario consegnare informativa art. 13 e richiedere il consenso all’interessato per la pubblicazione di foto/video.

Domanda 3 – Clienti e nuove proposte di investimento

Se un cliente, in passato, ha dato in vendita un suo immobile o ha acquistato un immobile dall’agenzia, può essere ricontattato (a operazione conclusa) in futuro per proporgli investimenti o altri servizi/opportunità? Se sì, previo il possesso da parte dell’agenzia di quale documento/consenso?

Risposta

Il cliente può essere ricontattato dall’agenzia solo se quest’ultima ha ottenuto il consenso all’interessato per questa finalità.

Domanda 4 – Lead arrivato dai portali

Se un agente immobiliare riceve una richiesta di un potenziale cliente (con info di contatto quali email, telefono, nome, cognome, …) da un portale (immobiliare.it, casa.it) che tipo di utilizzo può fare dei dati? Se volesse riutilizzarli in futuro può? Se no, come dovrebbe agire per poterlo fare?

Risposta

L’agenzia può utilizzare i dati del contatto solo per la specifica finalità richiesta (es. per l’invio di un preventivo). Se volesse utilizzare i dati in futuro per ulteriori finalità (es. per finalità di marketing), deve richiedere il consenso all’interessato. Il consiglio è quello di predisporre un documento da far consensare dal cliente alla prima occasione buona.

Domanda 5 – Lead da altra agenzia con cui si collabora

E se i dati del potenziale cliente arrivassero da un’altra agenzia con cui l’agenzia in oggetto collabora e condivide le opportunità di business? Come ci si deve comportare? C’è bisogno di un accordo a monte? Oppure ogni volta si devono gestire i limiti del trattamento dei dati?

Risposta

L’agenzia può utilizzare i dati del contatto solo per la specifica finalità richiesta e deve consegnare l’informativa art. 14 GDPR (dato raccolto tramite altro titolare del trattamento).
L’agenzia che invia il contatto all’agenzia con cui collabora deve inviare al cliente informativa art. 13 richiedendo il consenso per comunicare i dati a terzi.

Domanda 6 – Delegare si può?

Per semplificarsi la vita e concentrarsi sul proprio business, è possibile delegare un soggetto esterno all’agenzia come titolare del trattamento dei dati?

Risposta

No, si può delegare un collaboratore ma come Responsabile esterno del trattamento.

Domanda 7 – Adempimenti per l’Agenzia Immobiliare

Quali sono gli adempimenti dell’agenzia immobiliare in termini di GDPR?

Risposta

Gli adempimenti che deve completare l’Agenzia immobiliare sono i seguenti:

  • Informative
  • nomine
  • Registro Trattamenti

Da valutare per caso specifico sull’obbligo di D.P.I.A./D.P.O.

Domanda 8 – Diritti dei clienti

Quali sono i diritti dei clienti?

Risposta

I diritti dei clienti sono esposti negli articoli che vanno dal 15 al 22 GDPR.

 

Conclusione

Se hai altri dubbi in merito, scrivi pure una email a scrivici@immobiliare-social.it e ti forniremo le informazioni di cui hai bisogno.